Rosnąca liczba samochodów elektrycznych wśród pracowników sprawia, że coraz więcej pracodawców udostępnia infrastrukturę ładowania w miejscu pracy. Choć z perspektywy ekologicznej i wizerunkowej to krok w dobrym kierunku, z punktu widzenia podatków, ZUS i prawa pracy pojawia się szereg istotnych kwestii, które warto wcześniej wziąć pod uwagę.
Kiedy ładowanie samochodu stanowi przychód pracownika?
Przychody ze stosunku pracy zostały uregulowane w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Dodatkowo Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. K 7/13) wskazał, że nieodpłatne świadczenie stanowi przychód tylko wtedy, gdy:
- pracownik korzysta z niego dobrowolnie,
- świadczenie przynosi mu wymierną, osobistą korzyść,
- korzyść jest zindywidualizowana – można określić jej wartość i przypisać do konkretnej osoby.
Brak ewidencji oznacza brak przychodu
Jeżeli stacja ładowania jest dostępna dla wielu osób, a system nie rejestruje indywidualnego zużycia energii (np. brak kart RFID, brak przypisania sesji ładowania do osoby), świadczenie nie jest zindywidualizowane, a tym samym nie powstaje przychód do opodatkowania.
Indywidualna ewidencja generuje przychód
W sytuacji, gdy pobierana energia będzie indywidualnie ewidencjonowana, tj. na podstawie danych z ładowarki oraz układu ładowania i ewidencji poboru energii możliwe będzie pobranie informacji (raportów) zawierających informacje takie jak:
- identyfikacja ładowanego samochodu,
- odczyty danych dotyczących sesji ładowania takich jak:
- data sesji ładowania,
- godzinowe wskazania dotyczące sesji ładowania,
- ilość pobranej energii,
powstanie możliwość, aby pobór energii został przypisany konkretnemu pracownikowi.
Tym samym świadczenie będzie spełniało wszystkie 3 warunki do uznania za przychód (zgodnie z wyrokiem TK), a w konsekwencji świadczenie będzie uwzględnione w podstawie opodatkowania oraz oskładkowania.
Samochód służbowy używany na cele prywatne (użytek mieszany)
Zgodnie z art. 12 ust. 2a. ustawy o PIT, wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów:
- o mocy silnika do 60 kW,
- stanowiących pojazd elektryczny w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1289, 1853 i 1881) lub pojazd napędzany wodorem w rozumieniu art. 2 pkt 15 tej ustawy;
- 400 zł miesięcznie – dla samochodów innych niż wymienione w pkt 1.
Zgodnie z wyjaśnieniami MF, przez wydatki z tytułu kosztów używania samochodu osobowego należy rozumieć wydatki ponoszone np. na:
- nabycie paliw silnikowych,
- serwis samochodu,
- wymianę opon,
- myjnię,
- naprawy i części zamienne,
- wymianę płynu hamulcowego oraz płynu do spryskiwaczy,
- opłaty za przejazd autostradą,
- badania diagnostyczne,
- abonament radiowy wyłącznie za radio wykorzystywane w samochodzie,
- czynsz najmu/dzierżawy garażu/miejsca postojowego/parkingu,
- remont powypadkowy samochodu.
Choć w powyższym przykładowym katalogu nie wymieniono wydatków na ładowanie pojazdu elektrycznego, to poza sporem pozostaje, że jest to wydatek związany z używaniem takiego pojazdu.
Samochód prywatny używany na cele prywatne
Przepisy ustawy o PIT nie przewidują konkretnego sposobu ustalenia ceny rynkowej świadczenia. Najczęstsza propozycja ustalenia wartości świadczenia w postaci ładowania samochodu podawana w indywidualnych interpretacjach podatkowych (np. Pismo z dnia 22 maja 2025 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB2-1.4010.261.2022.12.AS czy też pismo z dnia 28 lipca 2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0115-KDIT2.4011.233.2022.2.RS) jest następująca:
Ilość pobranych kWh x (cena kWh + opłaty dystrybucyjne naliczane od pobranych kWh) = wartość świadczenia
- Ilość pobranych kWh: określa faktyczne zużycie energii elektrycznej przez pracownika.
- Cena 1 kWh: koszt zakupu 1 kWh energii elektrycznej ustalony na podstawie taryfy operatora.
- Opłaty dystrybucyjne za 1 kWh: koszty związane z przesyłem energii elektrycznej.
Wartość świadczenia do PIT/ZUS ustala się według ceny nabycia, w praktyce stosuje się koszt pracodawcy w przeliczeniu na kWh. Przy braku prawa do odliczenia VAT, koszt uwzględni VAT w cenie zakupu.
Dokumentacja i obowiązki pracodawcy
Aby zapewnić zgodność z przepisami i przejrzystość zasad, warto przygotować odpowiednie dokumenty wewnętrzne.
Dokumenty obowiązkowe
- Informacja o warunkach zatrudnienia – uzupełniona o zasady udostępniania świadczeń pozapłacowych.
- Regulamin wynagradzania – jeśli ładowanie jest traktowane jako benefit pracowniczy.
- Aktualizacja oceny ryzyka zawodowego – w zakresie bezpieczeństwa korzystania ze stacji.
- Rejestr czynności przetwarzania danych (RODO) – jeśli dane o ładowaniu pozwalają zidentyfikować pracownika.
Dokumenty rekomendowane
- Polityka korzystania ze stacji ładowania, wskazująca:
- listę osób uprawnionych oraz godziny działania stacji,
- sposób ewidencji (np. aplikacja, karta RFID),
- zasady odpłatności lub rozliczenia,
- postępowanie w razie awarii,
- zasady BHP i odpowiedzialność użytkownika.
- Instrukcja obsługi stacji ładowania – umieszczona w widocznym miejscu.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Udostępnienie stacji ładowania w miejscu pracy to już nie tylko element ekologicznej strategii firmy, ale także świadczenie o potencjalnych skutkach podatkowych i składkowych.
- Z punktu widzenia podatków kluczowe jest, czy możliwe jest przypisanie zużycia energii do konkretnego pracownika.
- Warto zadbać, aby twoja organizacja zdefiniowała sposób kalkulacji wartości świadczenia, ustaliła, kto będzie odpowiedzialny za jego naliczanie (dział płac, HR, księgowość) oraz zapewniła spójność danych pomiędzy systemem ładowania, kadrami i systemem finansowym.
- Udostępnienie stacji ładowania pracownikom wymaga aktualizacji lub wdrożenia dokumentów kadrowych i wewnętrznych polityk.
Artykuł napisany przez:
Anna Stokłosa
LL .M. radca prawny. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego oraz The Catholic University of America (Waszyngton, USA). Ukończyła studia doktoranckie w Katedrze Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych UJ. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Prowadzi własną kancelarię prawną. Posiada bogate doświadczenie praktyczne w kwestiach związanych ze stosowaniem prawa, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach kontrolnych i sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia oraz ochrony danych osobowych w zakresie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO). Szkoliła takie jednostki jak Urząd Miasta Stołecznego Warszawy wraz ze wszystkimi Urzędami Dzielnic, Radnych m. st. Warszawy, Dzielnicowe Biura Finansów Oświaty m. st. Warszawy, Teatr Powszechny, Teatr Studio czy Muzeum Karykatury oraz przeprowadziła ponad 100 szkoleń zamkniętych i otwartych z tematyki RODO dedykowanych przedsiębiorcom, jak również kursów IOD.
