Obowiązki pracodawcy z zakresu BHP w przypadku zatrudnienia osób zdalnie: ocena ryzyka pracownika pracującego zdalnie

Wstęp

Praca zdalna została wprowadzona w Ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Choć pierwotnym celem jej wprowadzenia było przeciwdziałanie rozpowszechnianiu się COVID 19 zyskała na popularności i stała się jedną z form zatrudniania pracowników. Jej zasady zostały wprowadzone do Kodeksu pracy od 7 kwietnia 2024r.

Co rozumiemy pod pojęciem pracy zdalnej?

Pracą zdalną jest praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość W definicji zostało wyodrębnione miejsce świadczenia pracy zdalnej, które każdorazowo powinno być uzgodnione z pracodawcą. Tak określone miejsce pracy odróżnia pracę zdalną od pracy wykonywanej w sposób tradycyjny.

Jak kształtuje się odpowiedzialność pracodawcy w przypadku pracy zdalnej?

Co do zasady, pracodawca (jako strona stosunku pracy) jest zobowiązany zagwarantować bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Tym samym jest zobowiązany chronić życie i zdrowie pracowników zapewniając im odpowiednie warunki pracy, które osiąga przy wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Należy zauważyć, że specyfika pracy zdalnej wymaga współdziałania pomiędzy pracownikami a pracodawcą. W artykule 22 § 1 K.p zawarta jest definicja stosunku pracy. Pracownik zobowiązuje się do wykonania pracy w miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Warto wobec tego zauważyć, że w przypadku pracy zdalnej pracodawca nie wyznacza takiego miejsca. Miejsce to każdorazowo ma być uzgodnione z pracodawcą. Wynika z tego, że miejsce pracy zdalnej znajduje się poza władztwem pracodawcy. Pojawiają się zatem pytania jak kształtować bezpieczne warunki podczas pracy zdalnej?

Art. 207 K.p nakłada na pracodawcę odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy. Norma odnosi się do zakładu pracy, gdzie pracodawca działając w sposób władczy wypełnia narzucone na niego obowiązki. Inaczej kształtuje się sytuacja w przypadku pracy zdalnej, gdzie pracodawca nie ma prawa ingerencji w miejsce wykonywania pracy zdalnej. Jest to zazwyczaj miejsce zamieszkania pracownika a także innych osób prywatnych. W tej płaszczyźnie pracownik ma prawo do własności, ochrony prywatności czy ochrony przed naruszeniem miru domowego.

Jakie są obowiązki pracodawców w obszarze BHP?

Należy zaznaczyć, że obowiązki nałożone na pracodawcę w przypadku pracy zdalnej powinny być przez niego wypełniane z uwzględnieniem specyfiki wykonywania pracy. Specyfika pracy zdalnej czyni pracownika współodpowiedzialnym za stworzenie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy np poprzez utrzymanie miejsca pracy w czystości i zdatności do jej wykonania, zapewnienie, że elementy środowiska domowego lub osoby trzecie nie będą wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej.

Pracownik jest tym samym zobowiązany do współpracy z pracodawcą. Brak współpracy i wiedzy pracownika o obowiązujących go przepisach BHP w trakcie wykonywania pracy zdalnej może przyczynić się do powstania zagrożeń, chorób zawodowych czy powstania innych dolegliwości. Przepisy zakładają, aby pracownik zapewniał właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem zasad ergonomii, natomiast obowiązkiem pracodawcy jest przygotowanie pracownika do tego jak powinno wyglądać takie stanowisko pracy. Pogłębienie wiedzy powinno polegać na zorganizowaniu dodatkowych szkoleń. Świadomy zagrożeń pracownik, wykonujący pracę zdalnie będzie ją wykonywał w sposób bezpieczny dla siebie i innych osób.

Czym jest ryzyko zawodowe?

Po stronie pracodawcy leży przeprowadzenie oceny ryzyka pracy zdalnej. Zgodnie z art. 226 Kodeksu pracy każdy pracodawca jest zobowiązany oceniać i dokumentować ryzyko związane z wykonywaną pracą oraz informować pracowników o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami. Natomiast § 39 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp zobowiązuje pracodawcę do oceny i dokumentowania ryzyka zawodowego, występującego przy określonych pracach oraz stosowania niezbędnych środków profilaktycznych zmniejszających ryzyko.

Ryzyko zawodowe to prawdopodobieństwo wystąpienia niepożądanych zdarzeń związanych z wykonywaną pracą. Ocena ryzyka zawodowego jest procesem analizowania tego ryzyka i określania jego dopuszczalności.

To pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia organizacji pracy i stanowisk pracy w sposób gwarantujący bezpieczeństwo i zabezpieczający pracowników przed zagrożeniami wypadkowymi oraz oddziaływaniem czynników szkodliwych dla zdrowia i uciążliwych.

Pracodawca ocenia ryzyko zawodowe występujące przy wykonywanych pracach, w szczególności przy doborze wyposażenia stanowisk i miejsc pracy, stosowanych substancji i mieszanin chemicznych, materiałów zawierających czynniki biologiczne, rakotwórcze lub mutagenne oraz przy zmianie organizacji pracy. Podczas oceny ryzyka zawodowego uwzględnia się wszystkie czynniki środowiska pracy występujące przy wykonywanych pracach oraz sposoby wykonywania prac.

W konsekwencji stosowane w następstwie oceny ryzyka zawodowego środki profilaktyczne, metody oraz organizacja pracy powinny:

• zapewniać zwiększenie poziomu bezpieczeństwa i ochrony zdrowia pracowników;
• być zintegrowane z działalnością prowadzoną przez pracodawcę na wszystkich poziomach struktury organizacyjnej zakładu pracy.

Dokumentacja oceny ryzyka zawodowego

Pracodawca prowadzi dokumentację oceny ryzyka zawodowego oraz zastosowanych niezbędnych środków profilaktycznych. Dokument potwierdzający dokonanie oceny ryzyka zawodowego powinien uwzględniać w szczególności:

• opis ocenianego stanowiska pracy, w tym wyszczególnienie:
  • stosowanych maszyn, narzędzi i materiałów,
  • wykonywanych zadań,
  • występujących na stanowisku niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych czynników środowiska pracy,
  • stosowanych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,
  • osób pracujących na tym stanowisku;
• wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego dla każdego z czynników środowiska pracy oraz niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko;
• datę przeprowadzonej oceny oraz osoby dokonujące oceny.

Tak więc, pracodawca jest zobowiązany zidentyfikować zagrożenia dla życia i zdrowia pracowników, uwzględniając czynniki mechaniczne, fizyczne, chemiczne oraz biologiczne, które występują w związku z wykonywaniem tego rodzaju pracy. W przypadku wykonywania pracy zdalnie powinien uwzględnić jej charakter i uwarunkowania psychospołeczne takie jak wpływ pracy na wzrok, alienacja pracownika czy praca w wymuszonej pozycji.

Ocena warunków pracy

Praca zdalna to praca przy monitorze zatem pracodawca jest zobowiązany do oceny warunków pracy. Zgodnie z przepisami pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.

Pracodawca jest także zobligowany do przeprowadzania na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe, oceny warunków pracy w aspekcie:

• organizacji stanowisk pracy, w tym rozmieszczenia elementów wyposażenia, w sposób zapewniający spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy,
• stanu elementów wyposażenia stanowisk pracy, zapewniającego bezpieczeństwo pracy, w tym ochronę przed porażeniem prądem elektrycznym,
• obciążenia narządu wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego pracowników,
• obciążenia pracowników czynnikami fizycznymi, w tym szczególnie nieodpowiednim oświetleniem,
• obciążenia psychicznego pracowników, wynikającego ze sposobu organizacji pracy.

Nowelizacja rozporządzenia w sprawie BPH

Z dniem 17 listopada 2023 r. weszła w życie nowelizacja przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe.

Zgodnie z nim przez stanowisko pracy należy rozumieć przestrzeń pracy wraz z:

• wyposażeniem podstawowym, w tym monitorem ekranowym, klawiaturą, myszą lub innymi urządzeniami wejściowymi, oprogramowaniem z interfejsem dla użytkownika;
• krzesłem i stołem;
• opcjonalnym wyposażeniem dodatkowym, w tym stacją dysków, drukarką, skanerem, uchwytem na dokumenty, podnóżkiem.

Nowe przepisy nałożyły również na pracodawców obowiązek dostosowania do dnia 17 maja 2024 r. stanowisk pracy wyposażonych w monitory ekranowe utworzonych przed dniem wejścia w życie rozporządzenia do minimalnych wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii określonych w tym rozporządzeniu.

Obowiązki wobec pracownika

W dalszej kolejności pracodawca jest zobowiązany przedstawić pracownikowi ocenę ryzyka zawodowego. Na jej podstawie ustala także zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, o których informuje pracownika. Dobrą praktyką jest podnoszenie wiedzy i świadomości pracowników w tym obszarze poprzez:

• szkolenia
• narzędzia wspierające ocenę ryzyka zawodowego,
• karty oceny ryzyka do dokumentowania jej wyników,

Pracownik wykonujący pracę w formie zdalnej jest zobowiązany potwierdzić w formie papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę informacją o ryzyku zawodowym oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami a także sposobach ochrony przed wypadkami w pracy i chorobami zawodowymi. Tym samym potwierdza, że zorganizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.

Wypadek w trakcie pracy zdalnej

W sytuacji, gdy w trakcie pracy zdalnej dojdzie do wypadku przy pracy, na podstawie obowiązujących przepisów, zespół powypadkowy ma obowiązek ustalić jego okoliczności i przyczyny, następnie sporządzić protokół i przechowywać go przez 10 lat a także podjąć odpowiednie środki zapobiegające podobnym sytuacjom w przyszłości. Te przepisy stosowane odpowiednio do specyfiki pracy zdalnej wiążą się z koniecznością oględzin miejsca wypadku. W przypadku pracy zdalnej termin i czas powinien być każdorazowo uzgodniony z pracownikiem lub jego domownikami. Brak takiej zgody ogranicza ustalenia przyczyn i okoliczności wypadku, jednakże zespół powypadkowy może odstąpić od dokonania oględzin miejsca wypadku w pracy zdalnej.

Podsumowanie

Pracodawca, który wprowadza pracę zdalną jest zobowiązany do stworzenia jej zasad. Pracownik odnajdzie je m.in w:

• porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową,
• regulaminie – jeżeli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową oraz w przypadku, gdy u pracodawcy nie działa żadna zakładowa organizacja związkowa
• poleceniu pracodawcy lub porozumieniu zawartym z pracownikiem.

To w tych dokumentach pracodawca określa warunki przeprowadzenia kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, które będą wiązały pracownika wykonującego pracę zdalną. Taka kontrola musi być uzgodniona z pracownikiem, powinna odbyć się w godzinach jego pracy i nie może naruszać prywatności pracownika oraz innych osób korzystających z pomieszczeń domowych.

Jeżeli pracodawca prowadząc kontrolę stwierdzi uchybienia w obszarze przestrzegania zasad BHP może zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień wyznaczając termin albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej.