Od 17 kwietnia 2026 r. obowiązują nowe zasady dotyczące badań lekarskich pracowników. Choć ich fundament wynikający z Kodeks pracy pozostaje bez zmian, to sposób funkcjonowania medycyny pracy wyraźnie się modernizuje a kluczowym kierunkiem jest cyfryzacja dokumentacji, uproszczenie obiegu informacji oraz większe skupienie na profilaktyce zdrowotnej pracowników.
E-orzeczenia: Koniec z papierowym drukiem i pieczątkami
Najbardziej zauważalną zmianą jest wprowadzenie możliwości wystawiania orzeczeń lekarskich w formie elektronicznej. Do tej pory dokument potwierdzający zdolność do pracy funkcjonował głównie jako papierowy druk z podpisem i pieczątką. Obecnie może być on zapisany w systemie ochrony zdrowia i automatycznie udostępniony pracownikowi, na przykład poprzez Internetowe Konto Pacjenta. W praktyce oznacza to znaczne przyspieszenie całego procesu pracownik nie musi już osobiście dostarczać dokumentu do pracodawcy, a dostęp do orzeczenia jest możliwy niemal od razu po jego wystawieniu.
W przypadku orzeczenia lekarskiego sporządzonego w postaci elektronicznej dane i informacje objęte orzeczeniem lekarskim są przekazywane osobie badanej z Systemu Informacji Medycznej, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia:
- do Internetowego Konta Pacjenta, o którym mowa w art. 7a ust. 1 tej ustawy,
- na jej żądanie w postaci wydruku orzeczenia podpisanego przez lekarza wydającego
orzeczenie podpisem własnoręcznym.
Natomiast podstawowa jednostka służby medycyny pracy, w której lekarz przeprowadził badanie profilaktyczne, przekazuje orzeczenie lekarskie pracodawcy w terminie i w sposób określonych w umowie zawartej z tą podstawową jednostką służby medycyny pracy, o której mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 27 czerwca 1997 r. o służbie medycyny pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 437 oraz z 2026 r. poz. 187).
Okres przejściowy: Kiedy zniknie papier?
Nie oznacza to jednak całkowitego odejścia od dokumentów papierowych. Nadal istnieje możliwość uzyskania wydruku zarówno na wyraźne życzenie pracownika, jak i w sytuacjach awaryjnych, takich jak brak dostępu do systemu teleinformatycznego. W praktyce oba rozwiązania będą funkcjonować równolegle, przynajmniej przez okres przejściowy.
Nowe przepisy wprowadzają również jasny harmonogram wdrażania zmian, który ma istotne znaczenie zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
- 17 kwietnia 2026 r. to data rozpoczęcia stosowania elektronicznych orzeczeń.
- Do 17 lipca 2026 r. zalecenia zdrowotne wydawane przez lekarza będą przekazywane wyłącznie w formie papierowej. Dopiero po tym terminie możliwe stanie się ich pełne funkcjonowanie w wersji elektronicznej.
- Do 17 października 2026 r. dopuszczalne jest jeszcze stosowanie papierowych orzeczeń na dotychczasowych zasadach. Po upływie tego okresu to forma elektroniczna stanie się standardem w obiegu dokumentacji medycyny pracy.
Nowe wzory formularzy i ochrona danych wrażliwych?
Zmiany obejmują także same wzory formularzy dla badań i orzeczeń lekarskich, mówi o tym Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r.
Nowe wzory przewidują również możliwość zamieszczania wskazań dotyczących warunków pracy. Mogą one dotyczyć na przykład konieczności dostosowania stanowiska pracy, ograniczenia wykonywania określonych czynności lub w uzasadnionych przypadkach przeniesienia pracownika na inne stanowisko. Jednocześnie przepisy bardzo wyraźnie rozdzielają zakres informacji dostępnych dla pracodawcy i pracownika. Pracodawca otrzymuje wyłącznie podstawowe dane niezbędne do podjęcia decyzji kadrowych informację o zdolności do pracy, jej braku lub o przeciwwskazaniach do pracy na określonym stanowisku. Szczegółowe informacje dotyczące stanu zdrowia pozostają poufne i dostępne wyłącznie dla pracownika oraz lekarza. Takie rozwiązanie wzmacnia ochronę danych wrażliwych i wpisuje się w szerszy trend zwiększania prywatności w obszarze informacji medycznych.
Indywidualne zalecenia prozdrowotne – nowa rola lekarza
Nowością, która szczególnie wyróżnia te regulacje, jest możliwość przekazywania pracownikowi indywidualnych zaleceń zdrowotnych.
W § 3 po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu: „2a. Jeżeli lekarz przeprowadzający badanie profilaktyczne zidentyfikuje u osoby badanej zasadność podjęcia działań prozdrowotnych, wydaje tej osobie zalecenia indywidualne, uwzględniające również pozazawodowe aspekty zdrowotne. Zalecenia sporządza się w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej”.
Lekarz medycyny pracy może wskazać działania profilaktyczne wykraczające poza samą ocenę zdolności do pracy. Mogą one dotyczyć na przykład stylu życia, aktywności fizycznej, ergonomii pracy czy ograniczania czynników ryzyka zdrowotnego. Co istotne, zalecenia te są kierowane wyłącznie do pracownika i nie są udostępniane pracodawcy. W pierwszych miesiącach obowiązywania nowych przepisów, czyli do 17 lipca 2026 r. będą one przekazywane jeszcze w formie papierowej, a dopiero później w pełni elektronicznie, za pośrednictwem systemów.
Podsumowanie
Zmiany w medycynie pracy nie stanowią rewolucji w zakresie obowiązków, ale są wyraźnym krokiem w stronę nowoczesnego, cyfrowego systemu. Uproszczenie formalności, większa ochrona danych oraz wprowadzenie elementów profilaktyki zdrowotnej sprawiają, że nowe regulacje mogą pozytywnie wpłynąć zarówno na pracowników, jak i pracodawców. Z perspektywy pracownika zmiany oznaczają przede wszystkim większą wygodę i dostępność dokumentów. Możliwość sprawdzenia orzeczenia online, jego szybkie pobranie czy brak konieczności osobistego dostarczania go do działu kadr to konkretne ułatwienia w codziennym funkcjonowaniu. Dodatkowo pojawia się nowa wartość w postaci zaleceń zdrowotnych, które mogą realnie wspierać profilaktykę i poprawę jakości życia. Dla pracodawców nowe przepisy oznaczają konieczność dostosowania się do cyfrowego obiegu dokumentów, ale jednocześnie dają szansę na usprawnienie procesów kadrowych. Mniej papierowej dokumentacji, szybszy dostęp do informacji i większa automatyzacja to czynniki, które mogą przełożyć się na efektywniejsze zarządzanie personelem.
Co to oznacza dla Ciebie i Twojej organizacji?
- Szybszy obieg dokumentacji dzięki automatycznemu udostępnianiu e-orzeczeń w systemie oraz na Internetowym Koncie Pacjenta zaraz po badaniu.
- Większe bezpieczeństwo danych wrażliwych poprzez wyraźne oddzielenie informacji kadrowych od poufnych szczegółów o stanie zdrowia pracownika.
- Nowoczesne wsparcie profilaktyki realizowane za pomocą indywidualnych zaleceń zdrowotnych dotyczących stylu życia i ergonomii pracy.
- Precyzyjne dopasowanie warunków pracy dzięki nowym formularzom umożliwiającym lekarzom określenie konkretnych wskazań dla danego stanowiska.
- Pełna cyfryzacja procesów wymuszająca przejście na standard elektroniczny najpóźniej do 17 października 2026 roku.
Artykuł napisany przez:
Barbara Pawełko-Czajka
Wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu. Stale współpracuje m. in. ze Stowarzyszeniem Księgowych w Polsce, Bankowym Ośrodkiem Doradztwa i Edukacji. Posiada praktyczne doświadczenie w prowadzeniu szkoleń, dydaktyki akademickiej, doradztwie oraz w wdrażaniu przepisów prawnych z zakresu: ochrony danych osobowych (RODO), prawa pracy, zatrudniania cudzoziemców, umów cywilno-prawnych, prawa ubezpieczeń społecznych w firmach, urzędach i instytucjach.
