Kurs zatrudniania i rozliczania cudzoziemców oraz kontrola PIP i ZUS

Program

Moduł I – Cudzoziemcy oraz pracownicy oddelegowani do państw UE – od zatrudnienia do rozliczenia (3 dni)

Temat 1 –  Zatrudnianie cudzoziemców w 2024 r.

Zatrudnianie obywateli Ukrainy po 24.02.2022 r.

• Komu przysługuje ochrona czasowa do:
  • 4 marca 2024 r.,
  • 31 sierpnia 2024 r.,
  • 30 września 2024 r.?
• Czy członkowie najbliższej rodziny korzystają z ochrony czasowej bez względu na obywatelstwo?
• Wymogi związane w zatrudnianiem obywateli Ukrainy korzystających z ochrony czasowej.
• Zakres powiadomienia do PUP w związku z zatrudnianiem obywateli Ukrainy na podstawie ochrony czasowej.
• Co dalej po ustaniu ochrony czasowej?

Zmiany w zatrudnianiu cudzoziemców.

• E-urząd – rejestracja krok po kroku.
• Likwidacja, tzw. testu rynku.
• Zwiększenia wymiaru czasu pracy cudzoziemca – tylko jeśli proporcjonalnie wzrośnie jego wynagrodzenie.
• Możliwość zwiększenia wymiaru czasu pracy (lub liczby godzin pracy) w tygodniu (lub miesiącu) bez konieczności zmiany lub uzyskania nowego zezwolenia na pracę (albo oświadczenia o zatrudnieniu cudzoziemców).
• Nowy wymiar kary grzywny w kwocie nie niższej niż 500 zł za każdego cudzoziemca.

Legalność pobytu i możliwość wykonywania pracy na terenie RP. Czy można zatrudniać bez wizy np. osobę z Ukrainy?

• Jak uniknąć kary w przechowywaniu dokumentacji legalizującej pobyt:
  • ruch bezwizowy,
  • rezydent długoterminowy UE,
  • pobyt czasowy i pobyt stały,
  • czy każda wiza upoważnia do podjęcia pracy?
• Zwolnienie niektórych pracowników z obowiązku posiadania jakiegokolwiek tytułu prawnego zezwalającego na wykonywanie pracy.
• Pracownicy wykonujący pracę na oświadczeniu o zamiarze powierzenia wykonywania pracy na terenie RP na okres 24 miesięcy – uprzywilejowani obywatele 5 państw.

Regulacje prawne związane z zatrudnianiem cudzoziemców w Polsce. Czy wiesz od kiedy jest wymagane zezwolenie na pracą dla osoby z Gruzji?

• Regulacje prawne zatrudniania obcokrajowców na terytorium RP.
• Swoboda przepływu pracowników.
• Procedura zatrudniania cudzoziemców objętych i nieobjętych swobodą przepływu.
• Co z obywatelami Wielkiej Brytanii?

Dokumenty związane z zatrudnianiem cudzoziemców. W jaki sposób prowadzić dokumentację personalną obcokrajowców? Po co jest mi potrzebne zezwolenie na pracę dla obcokrajowca?

• Zezwolenia na pracę:
  • typy zezwoleń,
  • procedura uzyskania,
  • czy możliwe jest skrócenie czasu oczekiwania na wydanie zezwolenia?
• Zezwolenia na pobyt i na pracę (w tym procedura niebieskiej karty) – co z odciskiem stempla w dokumencie pobytowym?
• Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy:
  • czy w przypadku zmiany nazwy stanowiska konieczne jest nowe oświadczenie?
  • ilość godzin pracy zawarta w oświadczeniu a realnie przepracowane godziny,
  • najczęstsze błędy w realizacji zaewidencjonowanego oświadczenia,
  • jak uniknąć sporów z organami administracji?
• Zezwolenie na pracę krótkoterminową i sezonową cudzoziemca.
• Czy można zatrudnić studenta, ucznia albo cudzoziemca posiadającego Kartę Polaka?
• Członkowie zarządu, prokurenci i komplementariusze – jak ich legalnie zatrudnić?
• Dokumentacja dotycząca pobytu cudzoziemca i sposoby przedłużania pobytu.
• Opłaty za złożone wnioski do organów publicznych.
• Zawieranie umów o pracę.
• Ustalenia w umowach cywilnoprawnych.
• Tłumaczenia dokumentacji pracowniczej oraz sporządzanie dokumentacji w dwóch językach.
• Inne wymogi:
  • BHP,
  • ubezpieczenia społeczne,
  • wynagrodzenie,
  • potrącenia z umowy o pracę i umów cywilnoprawnych,
  • zakaz dyskryminacji w zatrudnieniu.
• Praktyczne wskazówki w zatrudnianiu cudzoziemców w organizacji.

Delegowanie pracowników na teren RP w celu wykonywania pracy.

• Wymogi prawne wynikające z implementacji dyrektyw UE w zakresie delegowania.
• Pracownicy z terenu UE i spoza terenu UE.
• Pracownicy tymczasowi delegowani do RP.
• Wyłączenia z zakresu stosowania unormowań dotyczących delegowania pracowników do RP.
• Sankcje za nieprawidłowości w zakresie delegowania pracowników – jaka kara wiąże się z pomyłką przy zatrudnianiu cudzoziemców?
• Kara grzywny dla pracodawcy (lub jego pełnomocnika) za niedopełnienie obowiązków zgłoszeniowych oraz niewykonanie nałożonych na nich obowiązków.
• Kara grzywny za brak tłumaczeń lub nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej.

Wykroczenia i kary dotyczące naruszania przepisów dotyczących cudzoziemców.

Temat 2 – Rozliczanie podatkowo-składkowe wynagrodzeń i świadczeń pracowników  oddelegowanych do państw UE oraz cudzoziemców zatrudnionych na terytorium RP (2 dni).

Delegowanie pracowników – nowe zasady świadczenia usług.

• Dyrektywa 2018/957 – wprowadzająca od 31.07.2020r. do dyrektywy 96/71 zasadę „taka sama płaca, za taką samą płacę”.
  • Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy – według jakiego prawa?
  • Delegowanie krótkoterminowe/długoterminowe – które wybrać?
  • „Wynagrodzenie” w przepisach ustawowych i innych wykonawczych układach zbiorowych na poziomie krajowym, sektorowym, lokalnym i na poziomie przedsiębiorstwa – co to oznacza i gdzie ich szukać?
  • Obowiązkowe składniki wynagrodzenia w państwie świadczenia usługi, kontrola organów państw UE, konsekwencje wadliwego wynagrodzenia.
  • Kto ponosi wydatki na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania dla pracowników znajdujących się daleko od domu z powodów zawodowych?
  • Co stanie się w chwili przekroczenia okresu delegowania krótkoterminowego?
  • Jakie informacje ma obowiązek przekazać pracodawca na piśmie dla pracownika przed delegowaniem według dyrektywy (UE) 2019/1152 w sprawie przejrzystych
    i przewidywalnych warunków pracy?
  • Delegowanie obywateli państw trzecich (np. z Ukrainy) do państwa członkowskiego UE.
• Delegowanie, a podróż służbowa – podobieństwa i różnice:
  • transgraniczna działalność związana z pracą – czy zawsze potrzebne jest zaświadczenie a1?
  • stanowisko państwowej inspekcji pracy na temat łącznego wystąpienia przesłanek delegowania i podróży służbowej.

Podleganie ubezpieczeniom społecznym pracowników oddelegowanych do państw UE.

• Oddelegowanie pracownika i zleceniobiorcy.
  • Kiedy spełniony jest warunek co najmniej miesięcznego podlegania ubezpieczeniom?
  • Czy możliwe jest delegowanie pracownika na okres dłuższy niż 24 miesiące?
  • Jak liczyć okres 24 miesięcy?
  • Zaświadczenia A1 i postępowanie przed zakładem ubezpieczeń społecznych.
    • Jak skrócić czas oczekiwania na wydanie przez ZUS zaświadczenia?
    • W jakiej formie powinna nastąpić odmowa wydania zaświadczenia (czy wystarczy informacja przez telefon)?
    • Zaskarżenie decyzji odmownej.
    • Zaświadczenie A1 dla obywatela państwa trzeciego.
  • Różnice między terminem „zamieszkanie” i „ośrodek interesów życiowych”.
  • Jak ZUS interpretuje przepisy po wyroku trybunału sprawiedliwości unii europejskiej w sprawie C-477/17 (Balandin)?
  • Wykonywanie pracy na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich.
• Podstawa wymiaru składek ZUS oddelegowanego w 2024 r.
  • Kurs, po którym należy przeliczyć przychody w walutach obcych.
  • Wyłączenie równowartości diet za każdy dzień pobytu za granicą.
  • Podstawa wymiaru składek ZUS w razie wykonywania pracy przez część miesiąca
    w różnych stanach faktycznych.
    • Rozpoczęcie pracy w trakcie miesiąca.
    • Pełny i niepełny miesiąc wykonywania pracy za granicą.
    • Praca w Polsce i za granicą w danym miesiącu.
    • Wykonywanie pracy w danym miesiącu za granicą w sytuacji absencji chorobowej lub wykorzystania urlopu wypoczynkowego.
  • Jak przerwy w pracy spowodowane chorobą wpływają na okres delegowania pracowników?
• Jak obliczyć podstawę zasiłku chorobowego dla pracownika oddelegowanego w 2024 r.?
  • Wyłączenie stosowania ogólnych zasad uwzględniania składników wynagrodzenia
    w podstawie wymiaru (nagrody, premie, dodatki).
  • Zmiana wymiaru czasu pracy w okresie oddelegowania.
  • Uzupełnianie składników wynagrodzenia w przypadku nieprzepracowania pełnego okresu przyjętego do podstawy.
• Delegowanie kierowcy w transporcie międzynarodowym.
  • Jak ustawa z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym zmieniła zatrudnianie kierowców w transporcie międzynarodowym?
  • Jakie warunki pracy należy zapewnić, aby wypełnić regulacje unijne, w tym I Pakietu Mobilności?
  • Nowe zasady opodatkowania i oskładkowania wynagrodzeń kierowców międzynarodowych.
• Opodatkowanie wynagrodzenia pracownika oddelegowanego.
  • Ustalenie kraju właściwego do opodatkowania pracownika.
  • W jaki sposób obliczyć dni pobytu pracownika w innym państwie?
  • Odliczenie od podatku 30% diety.
  • Zaprzestanie poboru zaliczek na podatek w związku z oddelegowaniem.
  • Wniosek pracownika o naliczanie podatku dochodowego.
  • Czy pracownik delegowany za granice podlega PPK?
  • Jak opodatkować wynagrodzenie pracowników oddelegowanych do ukończenia 26 lat?
  • Zasady dotyczące opodatkowania innych kategorii dochodów otrzymywanych przez osoby delegowane:
    • wolny zawód,
    • opodatkowanie dochodów członków organów stanowiących spółkę,
    • działalność gospodarcza.
  • Umowy o unikania podwójnego opodatkowania – kiedy stosować i którą metodę wybrać?
  • Zasady sporządzania przez płatników informacji dla pracowników pracujących za granicą.
    • Obowiązki płatników.
    • Sporządzanie informacji PIT-11.
    • Przeliczanie dochodów zagranicznych i podatku zapłaconego za granicą na złote.
  • Wybrane świadczenia otrzymywane przez pracowników oddelegowanych za granicę.
    • Koszty zakwaterowania i przejazdów delegowanego pracownika – z podatkiem czy bez? Nowa linia orzecznicza po wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z sierpnia 2023 r., najnowsze interpretacje podatkowe.
    • Opieka medyczna, dodatek za rozłąkę, zwrot kosztów przeniesienia służbowego, używanie samochodu prywatnego do celów służbowych i służbowego do celów prywatnych.
  • Przychody cudzoziemców zatrudnionych w Polsce na podstawie umowy o pracę i umów cywilnoprawnych
    • Zatrudnienie obywateli państw trzecich (np. Ukrainy) na podstawie umowy o pracę i umowy zlecenia wykonującym pracę na terytorium RP.
    • Funkcja rezydencji podatkowej i jej prawidłowe ustalenie, umowa zlecenia z obywatelami państw UE. Jakie elementy muszą być zawarte w umowie zleceniu z obcokrajowcem?
    • Certyfikat rezydencji.
    • Stanowisko ministerstwa finansów w sprawie pisemnych oświadczeń obywateli z Ukrainy dotyczące rezydencji podatkowej. Czy oświadczenia rezydencji podatkowej składane przez obywateli Ukrainy są skuteczne od daty ich złożenia?
    • Przykładowe rozliczenie obywatela Ukrainy:
      • umowy zlecenia,
      • umowy o pracę.
    • PESEL czy NIP? Remedium na brak numeru PESEL.
    • Obowiązki płatnika dla rezydenta i nierezydenta – deklaracje: PIT-11, IFT-1 / IFT-1R.

Moduł II – Kontrola PIP oraz ZUS bez stresu

Temat 1 – Klasyfikacja umów w świetle kontroli ZUS i PIP

Zasada równego traktowania pracowników.

Zakaz dyskryminacji na każdym etapie zatrudnienia.

Umowy o pracę jako podstawa nawiązania stosunku pracy.

• Jakich informacji możemy żądać od kandydata do pracy a jakich od pracownika?
• Jakich danych potrzebujemy od cudzoziemca?
• Rodzaje umów o pracę i ich obligatoryjne elementy po zmianach przepisów.
• Jak zawieramy umowę na okres próbny po zmianach przepisów?
• Wniosek pracownika o zmianę treści umowy o pracę jako nowe uprawnienie – jakie są zasady i konsekwencje?
• Jaki wpływ na umowę na zastępstwo ma doprecyzowanie umowy na czas określony?
• Jakie mogą być przesłanki zawarcia umowy na zastępstwo i jakie może zawierać elementy w świetle najnowszych stanowisk ministerstwa i RODO?
• Przebieg zgłoszenia do PIP umowy na czas określony zawartej powyżej 33 miesięcy z obiektywnymi przyczynami.

Rozwiązanie umowy.

• Tryby rozwiązania umowy o pracę.
• Jakie są wymogi formalne oświadczenia o rozwiązaniu umowy?
• Zmiany w rozwiązaniu umowy na czas określony.
• Kiedy następuje doręczenie oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę?
• Gdzie i w jaki sposób przesyłać korespondencję do cudzoziemców? 
• W jaki sposób rozwiązać umowę cywilnoprawną?
• Kwestie dotyczące rozwiązania umów podlegające kontroli.
• Nakaz zatrudnienia pracownika jako zabezpieczenia roszczenia o przywrócenie do pracy.

Umowa zlecenia a umowa o pracę – podobieństwa i różnice.

• Umowy cywilnoprawne, a umowa o pracę w świetle kontroli Inspekcji Pracy.
• Kiedy inspektor zakwestionuje rodzaj umowy?
• Umowa zlecenia z własnym pracownikiem.
• Co jest wykroczeniem?

Umowy cywilnoprawne – aspekt zatrudnieniowy.

• Umowa o dzieło, a umowa zlecenia (o świadczenie usług) – charakterystyka umowy rezultatu
  i umowy starannego działania.
• Pojęcie „dzieła” i charakterystyka jego elementów konstytutywnych pozwalających na ustalenie, czy mamy do czynienia z „dziełem”.
• Postanowienia umowy o dzieło autorskie:
  • utwór jako rezultat umowy,
  • pola eksploatacji,
  • dyspozycje odnośnie praw autorskich,
  • zasady kształtowania wynagrodzenia.
• Prawa autorskie.
• Wskazówki w zakresie prawidłowego konstruowania postanowień umów cywilnoprawnych.
• Kiedy ZUS zakwestionuje umowę o dzieło w razie kontroli?
• Kto i kiedy może kwestionować zawarte umowy cywilnoprawne z cudzoziemcami?
• Jakie elementy umów o pracę najczęściej kontrolują funkcjonariusze straży granicznej
  i PIP? 
• Postępowanie kontrolne ZUS.
• Postępowanie odwoławcze po kontroli ZUS.

Nowy Obowiązek informowanie ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło.

• Terminy zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS.
• Kiedy nie mamy obowiązku zgłoszenia?

Umowy cywilnoprawne – aspekt ubezpieczeniowy.

• Umowy cywilnoprawne podlegające i niepodlegające ubezpieczeniom społecznym
  i zdrowotnym.
• Zbieg tytułu ubezpieczenia społecznego – jednoczesne wykonywanie umowy o pracę
  i umowy zlecenia.
• Zbieg tytułu ubezpieczenia społecznego przy jednoczesnym wykonywaniu kilku umów cywilnoprawnych.

Płaca minimalna w umowach zlecenia w 2024 r.:

• Minimalne stawki godzinowe w umowach cywilnoprawnych.
• Zasady dokumentowania wypłaty minimalnego wynagrodzenia.
• Potrącenia z wynagrodzeń zleceniobiorców, a płaca minimalna.
• Jaki jest zakres kontroli PIP?

Umowa cywilnoprawna a ogólne przepisy BHP.

Obowiązki podmiotu kontrolowanego.

Uprawnienia Inspektora Pracy.

Jakich dokumentów, informacji i wyjaśnień może żądać Inspektor Pracy – czy regulacje RODO ograniczają dostęp Inspektora do danych osobowych pracowników?

Co może zakwestionować PIP?

Protokół z kontroli.

• Co może zawierać protokół?
• Ustalenia dokonane w toku kontroli.
• Prawo do kwestionowania treści protokołu.

Rozstrzygnięcia pokontrolne – nakaz, wystąpienie, decyzja ustna.

Postępowanie w sprawach o wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Uprawnienia organów PIP w zakresie kontroli związanych z nowymi uregulowaniami w zakresie minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Nowe wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Temat 2 –  Dokumentacja pracownicza po zmianach w świetle kontroli (2 dni)

Dzień 1

Szkolenia z zakresu BHP w świetle kontroli.

Szkolenie zleceniobiorcy w świetle stanowiska PIP.

Badania lekarskie:

• Jakie rodzaje badań przeprowadzamy?
• Kiedy możemy uwzględnić badania z poprzedniego zakładu?
• Czy należy uzyskać orzeczenie od zleceniobiorcy?

Jak zapewniać badania medycyny pracy i szkolenia BHP dla obcokrajowców?

Co jest dokumentacją pracowniczą po zmianie przepisów?

Jaką dokumentacje prowadzimy dla zleceniobiorcy?

Teczka akt osobowych po nowemu.

• Przepisy o ochronie danych osobowych, a dokumentacja pracownicza.
• Jakich danych żądamy przy umowach cywilnoprawnych?
• Dokumenty cudzoziemca.
• Informacja dodatkowa w teczce akt osobowych po zmianach.
• Kiedy mamy obowiązek kontynuacji teczki akt osobowych?

Czy prowadzimy akta osobowe dla umów cywilnoprawnych?

Przechowywanie dokumentacji w świetle stanowisk Ministerstwa i PIP – jakie są nowe okresy?

Co może zakwestionować PIP?

Dokumentacja czasu pracy w świetle kontroli PIP.

• Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy po zmianach?
• W jakich sytuacjach możemy prowadzić uproszczoną ewidencję czasu pracy?
• Różnice między listą obecności, a ewidencją czasu pracy.
• Co to jest czas pracy i jakie elementy zaliczamy do czasu pracy?
• Kiedy możemy zmieniać plany pracy ? Stanowiska Ministerstwa i Inspekcji Pracy.
• Jakie elementy planu pracy mogą być zakwestionowane w czasie kontroli?
• Jakie są najczęściej popełniane błędy przy organizowaniu czasu pracy pracowników?
• Systemy i rozkłady czasu pracy.
• W jaki sposób prowadzić ewidencję czasu pracy obcokrajowców?
• Co może skontrolować Inspektor Pracy?

Zasady stosowania pracy zdalnej na podstawie nowych znowelizowanych przepisów Kodeksu pracy.

• W jaki sposób wprowadzamy pracę zdalną oraz jakie będą jej rodzaje?
• Kiedy pracodawca (co do zasady) będzie zobowiązany uwzględnić wniosek pracownika?
• Wzajemne prawa i obowiązki w trakcie wykonywania pracy zdalnej.
• Zasady zwrotu kosztów pracy zdalnej.
• BHP w pracy zdalnej.
• Czas pracy, a praca zdalna.

Nowe zasady kontroli obecności alkoholu i środków działających podobnie do alkoholu.

• Kogo może objąć kontrola trzeźwości w zakładzie?
• Kiedy pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości?
• Jak wprowadzić w zakładzie regulacje dotyczące takiej kontroli?
• Obowiązki informacyjne pracodawcy.
• W jaki sposób będzie mogła być przeprowadzona kontrola prewencyjna?
• Na jakich zasadach będzie mogła być przeprowadzana kontrola trzeźwości lub obecności środków działających podobnie do alkoholu wobec pracowników nieobjętych kontrolą prewencyjną?

Zakres kontroli Inspekcji Pracy.

Dzień 2

Dokumentacja urlopów wypoczynkowych w świetle kontroli.

• Warunki nabycia prawo do urlopu wypoczynkowego.
• Jak prawidłowo ustalić wymiar urlopu?
• Udzielanie urlopu wypoczynkowego – co może zakwestionować Inspektor?
• Urlop na żądanie – czy pracodawca może odmówić jego udzielenia?
• Kiedy istnieje obowiązek wypłaty ekwiwalentu z tytułu niewykorzystanego urlopu?
• Udzielanie urlopu osobie niepełnosprawnej.

Pozostałe usprawiedliwione nieobecności w pracy.

Zwolnienia od pracy oraz sposoby usprawiedliwiania nieobecności w pracy – jakich dokumentów żądamy od pracownika?

Gdzie przechowujemy dokumentację nieobecności pracownika?

Urlop bezpłatny.

Opieka nad dzieckiem do lat 14.

Jak wnioskujemy i udzielamy wolnego z powodu działania siły wyższej?

Zasady wnioskowania i udzielania urlopu opiekuńczego.

Urlop macierzyński, rodzicielski i wychowawczy po zmianie przepisów – jakie są zasady wnioskowania i udzielania?

Dokumentacja wynagrodzeń:

• obligatoryjne składniki wynagrodzenia,
• nowe zasady ustalenia wynagrodzenia minimalnego,
• procedura zmiany w przepisach wewnątrzzakładowych,
• jak ustalić wynagrodzenie w przypadku nie przepracowania pełnego miesiąca
  (np. rozpoczęcia i zakończenia pracy w trakcie miesiąca)?
• jak wyliczyć wynagrodzenie w przypadku zmiany wynagrodzenia lub wymiaru etatu w trakcie miesiąca?
• obligatoryjne potrącenia z wynagrodzenia za pracę,
• jak dokonujemy potrąceń z umów cywilnoprawnych?

Jakich dokumentów w czasie kontroli może zażądać Inspektor?